Cambridge
Academy
In London

المقدمة:

تهدف هذه الدورة إلى تزويد المشاركين بمهارات متقدمة تمكنهم من أداء واجباتهم ومسؤولياتهم في مجال السكرتارية وإدارة المكاتب بكفاءة وفعالية، وتشمل هذه المهارات، على سبيل المثال، التواصل الفعال، وإدارة الوقت، وأرشفة المعلومات بطريقة منظمة يسهل الرجوع إليها عند الحاجة. كما تحدد الدورة قواعد السلوك الإنساني الراقي في التعامل مع القادة والمرؤوسين والوكلاء. وتتناول هذه الدورة أيضًا المهارات السلوكية، وخاصة المهارات المتعلقة بالتكنولوجيا، لإنجاز المهام بفعالية ونجاح. ستتعلم أيضًا كيفية إتقان الاستخدام الأمثل للوقت لتعزيز الإنتاجية وتخفيف ضغط العمل، وكيفية تنظيم وإدارة الاجتماعات بفعالية.

أهداف الدورةالتدريبية

بنهاية هذه الدورة، سيتمكن المشاركون من:

• التعرف على أدوار الإداري ومدير المكتب وفهمها.

• إتقان المهارات الإدارية للسكرتارية وإدارة المكتبة المهنية.

• تطبيق استراتيجيات التواصل الشفهي والكتابي اللازمة لأداء المسؤوليات بفعالية.

• بناء روح خدمة تهدف إلى إرضاء العملاء الداخليين والخارجيين.

• اذكر الأسباب الرئيسية لضغط العمل والأساليب اللازمة للسيطرة عليه.

• طبّق تقنيات إدارة الوقت لتحسين الإنتاجية في المكتب.

• نظّم الاجتماعات بفعالية.

• حل المشكلات، وإدارة المهام المتعددة، والتعامل مع التعقيدات.

الفئة المستهدفة

تم تصميم هذه الدورة لتناسب الفئات التالية:

• صُمم هذا البرنامج للمهنيين الإداريين في جميع القطاعات، ويشمل: كبار مديري المكاتب، والمساعدين الشخصيين، والمساعدين التنفيذيين، والسكرتارية، والمساعدين العامين، وكبار مديري المقرات، والإداريين، ومنسقي الأقسام.

محاور الدورة التدريبية

اليوم الأول: دور مدير المكتب أو المساعد التنفيذي:

• ما الذي يجعل السكرتير التنفيذي فعالاً؟

• كن شريكًا استراتيجيًا لرئيسك.

• تحمل مسؤولية إدارة الأزمات.

• الدور الداعم للرئيس التنفيذي.

• بناء الثقة من خلال الحزم.

• الالتزام بمتطلبات مكان العمل.

• تقديم دعم استباقي للمديرين. التعامل مع التوترات والصراعات.

• التفكير الإبداعي.

• العمل تحت الضغط

• التقنيات التي تُحسّن الكفاءة

اليوم الثاني: مهارات السكرتارية وإدارة المكتبات المهنية:

• التخطيط وإدارة الوقت

• التنظيم (تفويض المهام للآخرين)

• تفويض الصلاحيات وتوزيع العمل

• توجيه الآخرين وقيادتهم وتحفيزهم لإنجاز المهام.

• المتابعة والرصد لضمان تحقيق الأهداف

• حل المشكلات واتخاذ القرارات

• التعامل مع الضغوط وإدارتها

• تخطيط الاجتماعات وإدارتها وتنفيذها

• إدارة الفعاليات

• إدارة المشاريع

اليوم الثالث: مهارات التواصل، والخطابة الفعّالة، وحسن الاستماع:

• مفهوم التواصل وأنواعه

• مكونات عملية التواصل

• أهمية التواصل للسكرتير

• مفهوم الحديث الفعّال

• كيفية تطوير السكرتير لمهارات التواصل لديه

• مفهوم الاستماع

• كيفية تطوير السكرتير لمهارات الاستماع لديه

• كيفية التعامل مع الآخرين:

• كيفية التعرف على شخصية الشخص الذي تتعامل معه

• كيفية تعامل السكرتير مع مديره

• كيفية تعامل السكرتير مع مرؤوسيه

• كيفية تعامل السكرتير مع زملائه

• كيفية تعامل السكرتير مع العملاء

• قواعد الإتيكيت والبروتوكول

• قواعد التقديم والعرض التقديمي للسكرتير

• قواعد المصافحة للسكرتير

• قواعد الخطابة للسكرتير

• قواعد الجلوس والابتسام للسكرتير

اليوم الرابع: قواعد الشكر للسكرتير الاعتذار

• قواعد السكرتارية واللباقة

• السكرتيرة وقواعد السلوك المهني في المكتب

• التواصل الفعال وإدارة النزاعات:

• السكرتيرة التنفيذية كممثلة للمدير التنفيذي

• تطوير القدرة على التواصل والتأثير في الآخرين.

• فهم التواصل

• التنوع، والأنماط، والافتراضات

• مهارات الاستماع

• التواصل اللفظي وغير اللفظي

• مهارات العرض وكتابة التقارير:

• تحسين الاجتماعات

• العروض الشفوية والكتابية

• التخطيط للعرض

• التغلب على التوتر

• التحضير للعرض

• استخدام نبرة الصوت في العرض التقديمي

اليوم الخامس: حل المشكلات، وتعدد المهام، والتعامل مع التعقيدات:

• التمييز بين أنواع المشكلات المختلفة وتحديدها

• تحديد أفضل طريقة لحل المشكلة بناءً على طبيعتها.

تحليل السبب الجذري للمشكلة

• تقييم الحلول وتطبيق أساليب التفكير الإبداعي لحل المشكلات.

•تحديد أهداف القرار المطلوب.

• استخدام الإنترنت وأنظمة الحوسبة السحابية:

• تسجيل البيانات وجمعها وتحليلها وإعداد التقارير باستخدام أنظمة الحوسبة السحابية.

• استخدام أنظمة الحوسبة السحابية لحفظ الملفات وأرشفتها ومشاركتها وإرسالها.

• استخدام أنظمة الحوسبة السحابية لتخطيط وتوزيع ومتابعة خطط العمل الأسبوعية والشهرية.

• استخدام أنظمة الحوسبة السحابية لـ

 • إجراء المقابلات عبر الإنترنت.

• استخدام أنظمة الحوسبة السحابية لإدارة الاجتماعات وتقديم العروض التقديمية.

• استخدام برامج وأجهزة الاتصال الصوتي والنصي للتواصل مع الآخرين عبر الإنترنت.