Cambridge
Academy
In London

المقدمة:

أصبح إنجاز العمل المؤسسي وتطويره ضرورة ملحة، مما يستدعي تركيز إدارة المؤسسات بفعالية وتميز. وتُعدّ إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية من أهم المفاهيم التي تُسهم، عند تطبيقها بالشكل الأمثل، في التمييز بين المؤسسات العادية والمؤسسات المتميزة التي تسعى إلى تحقيق أهدافها وإرضاء متلقي خدماتها.

يعتمد مجال العمل السكرتاري اعتمادًا كليًا على استخدام التقنيات الحديثة، التي تزداد الحاجة إليها في ضوء التقدم التكنولوجي المتسارع. وترتبط المعلومات التقنية ارتباطًا وثيقًا بالتكنولوجيا، وتُعتبر محرك العمل المكتبي. نلاحظ أهمية تكنولوجيا المعلومات ونظمها في عمل السكرتارية وإدارة المكاتب، وفي استخدام هذه التقنيات في العمل المكتبي. ونجد أن العمل السكرتاري الناجح هو الذي يعتمد على التكنولوجيا الحديثة ويتطلب وجود وسائل مساعدة حديثة لإدارة العمل المكتبي بفعالية. لذا، سيتناول البرنامج التدريبي "تكنولوجيا المعلومات والنظم الحديثة في العمل السكرتاري وإدارة المكاتب" أفضل الممارسات ذات الطابع العالمي.

أهمية البرنامج:

يهدف الاهتمام بتقنيات المكاتب الحديثة في تطوير الأعمال إلى تحسين الأداء الوظيفي من خلال إنجاز العمل بسرعة ودقة وبتكلفة أقل، وذلك لتحديد عائد التدريب على استخدام التكنولوجيا وتأثيرها على الأداء، بالإضافة إلى جودة البرامج المستخدمة لإدارة المكاتب، وتحسين وتطوير العمل المكتبيبما يتماشى مع التقنيات الحديثة للهواتف الذكية وتداعياتها (الفاكس، الماسح الضوئي، وغيرها). كما تُسهم مساحة المكتب والشبكة الإلكترونية في إنجاز معظم الأنشطة.

أهداف الدورة التدريبية

بنهاية هذه الدورة، سيكون المشاركون قادرين على:

يهدف برنامج دبلوم إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية إلى تزويد المشاركين بمهارات متقدمة تُمكّنهم من أداء واجباتهم ومسؤولياتهم في مجال السكرتارية وإدارة المكاتب بكفاءة وفعالية، بما في ذلك التدريب على العمل السكرتاري الإلكتروني، والتواصل الفعال، وإدارة الوقت، وحفظ المعلومات بطريقة منظمة يسهل الرجوع إليها عند الحاجة

محاور الدورة التدريبية

اليوم الأول: مفاهيم معاصرة في السكرتارية وإدارة المكاتب

• مدير مكتب معاصر

• السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب: "مفاهيم وأسس"

• أعمال السكرتارية التنفيذية

• مهام ومسؤوليات مدير المكتب

• العمل المكتبي وأهميته

• تنظيم وإدارة المعلومات

• قواعد البيانات الذكية والمداخل الحديثة للسكرتارية التنفيذية

اليوم الثاني: مدير مكتب محترف (المهارات والمعارف الداعمة)

• مهارات الإدارة الذاتية والسلوكية

• مهارات التواصل والابتكار

• مهارات إعداد التقارير وكتابة الرسائل والمذكرات الإدارية

• آداب التعامل مع الجمهور ومهارات التعامل مع الجمهور

• المهارات المهنية لمديري المكاتب والمساعدين الشخصيين

• نظام إدارة المعلومات ودور مدير المكتب

• كيفية توفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات ومتابعتها

• تقنيات الاتصال والشبكات المستخدمة في أعمال السكرتارية

• أساليب مبتكرة وتفكير إبداعي لمديري المكاتب والسكرتارية التنفيذية

• تخطيط محاضر الاجتماعات وإعدادها وصياغتها بأسلوب شيق

• الإنترنت واستخداماته في أعمال السكرتارية

• إجادة إرسال واستقبال البريد الإلكتروني.

اليوم الثالث: المهارات والمهام الإلكترونية اللازمة للسكرتير العالمي

• تنظيم الأرشيفات الصادرة والواردة إلكترونيًا.

• تنظيم الملفات وترتيبها إلكترونيًا.

• إعداد المراسلات والمذكرات والوثائق الإلكترونية.

• فن التحدث والاستماع (مهارات العرض والتقديم الإلكتروني). تخطيط الاجتماعات وتنظيمها إلكترونيًا (التدريب عن بُعد).

• السكرتارية التنفيذية: إدارة المكاتب الحديثة في ظل الإدارة الإلكترونية. تطبيقات التكنولوجيا الحديثة في أعمال السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب.

• الأرشفة والحفظ وأمن الوثائق واستراتيجيات الاسترجاع الإلكتروني.

• التقنيات الحديثة في الأرشيفات وأجهزة حفظ الوثائق.

• إدارة مراكز المعلومات وتأمين الوثائق والملفات على الحاسوب.

• إدارة مكاتب المستقبل "التميز والتطوير".

اليوم الرابع: فن إدارة الاجتماعات باستخدام التكنولوجيا الحديثة

• إعداد وتنظيم المقابلات والاجتماعات.

• إعداد وتنظيم الاجتماعات واللجان.

• إعداد وكتابة محاضر اجتماعات وتقارير فعّالة.

• كيفية مواجهة ضغوط العمل والسيطرة على القلق والتوتر

• مهارات التواصل والتفاعل

اليوم الخامس: تدريب عملي وورش عمل في إدارة المكاتب

• ورشة عمل حول: المواقف التي يواجهها مديرو المكاتب في مشاكل العمل اليومية وكيفية التعامل معها

• ورشة عمل حول: عناصر التعاملالتفاعل مع الآخرين (الرؤساء، الزملاء، المرؤوسين، والجمهور)

• التطورات المتتالية للأجهزة والبرامج المستخدمة في الأمانة الإلكترونية

• مهارات التواصل الحديثة

• إدارة الوقت والضغط النفسي

• مقياس القدرات الفكرية

• مقياس الذكاءات المتعددة

• مقياس أنماط التواصل

• مقياس بناء الفريق

• هرم الاحتياجات الإنسانية.