Cambridge
Academy
In London

 

المقدمة

تهدف هذه الدورة إلى تزويد المشاركين بمهارات متقدمة تمكنهم من أداء واجباتهم ومسؤولياتهم بكفاءة وفعالية في مجال السكرتارية وإدارة المكاتب. وتغطي الدورة تقنيات التواصل الفعال، وإدارة الوقت، وتنظيم المعلومات. كما تُعرّف المشاركين بمبادئ السلوك الإنساني اللائق في التعامل مع القادة والمرؤوسين والعملاء. وتتناول الدورة أيضًا المهارات السلوكية المتعلقة بالتكنولوجيا لإنجاز المهام بنجاح. سيتعلم المشاركون كيفية استخدام الوقت بفعالية لتعزيز الإنتاجية، وتقليل ضغط العمل، وتنظيم وإدارة الاجتماعات بفعالية.

أهداف الدورة

بنهاية هذه الدورة، سيتمكن المشاركون من:

• تحديد وفهم أدوار الموظفين الإداريين ومديري المكاتب.

• إتقان المهارات الإدارية اللازمة للسكرتارية وإدارة المكاتب باحترافية.

• تطبيق استراتيجيات التواصل الشفهي والكتابي الضرورية لتنفيذ المسؤوليات بفعالية.

• ترسيخ سلوك خدمي يهدف إلى إرضاء العملاء الداخليين والخارجيين.

• تحديد الأسباب الرئيسية لضغط العمل والتقنيات اللازمة للسيطرة عليه.

• تطبيق تقنيات إدارة الوقت لتحسين إنتاجية المكتب.

• تنظيم اجتماعات فعالة.

• حل المشكلات، وإدارة مهام متعددة، والتعامل مع التعقيدات.

الفئة المستهدفة

صُممت هذه الدورة التدريبية لـ:

• صُمم هذا البرنامج للمهنيين الإداريين في جميع القطاعات، بما في ذلك السكرتارية، وكبار مديري المكاتب، والمساعدين الشخصيين، والمساعدين التنفيذيين، والسكرتارية، والمساعدين العامين، وكبار مديري المكاتب، ومنسقي الأقسام، والمشرفين.

محاور الدورة التدريبية

اليوم الأول: دور مدير المكتب أو المساعد التنفيذي:

• ما الذي يجعل السكرتير التنفيذي فعالاً؟

• أن تكون شريكًا استراتيجيًا لرئيسك.

• تحمل المسؤولية وإدارة الأزمات.

• دور داعم للمدير التنفيذي.

• بناء الثقة من خلال الحزم.

• تلبية متطلبات مكان العمل.

• تقديم دعم استباقي للمديرين.

• إدارة التوترات والنزاعات.

• التفكير الإبداعي.

• العمل تحت الضغط.

• استخدام التقنيات التي تُحسّن الكفاءة.

اليوم الثاني: المهارات الإدارية للسكرتارية وإدارة المكاتب الاحترافية:

• التخطيط وإدارة الوقت.

• مهارات التواصل والتحدث والاستماع الفعال:

• مفهوم التواصل وأنواعه.

• عناصر عملية التواصل.

• أهمية التواصل للسكرتير.

• مفهوم التحدث الفعال.

اليوم الثالث: كيف يطور السكرتير مهارات الاستماع الجيدة:

• كيفية التعامل مع الآخرين:

• كيفية تحديد شخصية من تتعامل معهم.

• كيفية تعامل السكرتير مع مديره.

• كيفية تعامل السكرتير مع مرؤوسيه.

• كيفية تعامل السكرتير مع زملائه.

• كيفية تعامل السكرتير مع العملاء.

• قواعد السلوك والبروتوكول.

اليوم الرابع: السكرتير وقواعد التقديم والعرض:

• قواعد المصافحة.

• قواعد المحادثة.

• قواعد الجلوس والابتسام.

• قواعد الشكر والاعتذار.

• قواعد الإطراء.

• آداب العمل العامة.

• التواصل الفعال وإدارة النزاعات.

اليوم الخامس: السكرتير التنفيذي كممثل للإدارة التنفيذية:

• تنمية قدرتك على التواصل والتأثير في الآخرين.

• فهم التواصل.

• التنوع، والأنماط، والافتراضات.

• مهارات الاستماع.

• مهارات التواصل اللفظي وغير اللفظي.

• مهارات العرض وكتابة التقارير:

• تحقيق أقصى استفادة من الاجتماعات.

• العرض الشفهي والكتابي.

• التخطيط للعرض التقديمي.

• التغلب على التوتر.

• التحضير للعرض التقديمي.

• استخدام نبرة الصوت في العرض التقديمي.

• حل المشكلات، وإدارة مهام متعددة، والتعامل مع التعقيدات:

• تمييز وتحديد أنواع المشكلات المختلفة.